Banten Segera Terapkan Sistem E-Office “Simaya” Dan “Sikendis”

Serang, – Pemerintah Provinsi Banten segera menerapkan sistem elektronik e-office Simaya atau sistem informasi administrasi perkantoran maya.

Sistem yang dibuat Kemenpan RB dan Kemenkominfo tersebut akan membantu tata kelola dan mengendalikan layanan administrasi atau surat-menyurat di internal tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di provinsi tersebut.

“Kalau dulu kan harus mengecek surat ada di mana. Nanti dengan Simaya ini suratnya enggak akan hilang, tinggal klik akan muncul dan alurnya ketahuan ada di mana posisi surat. Jadi nanti teknisnya cukup surat (manual) itu sampai TU (Tata Usaha), kemudian dipindai. Masuk sistem Simaya,” kata Kepala Biro Umum pada Setda Banten Ahmad Syaukani saat pendampingan pengaplikasian Simaya di Aula Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Banten, di Serang, Kamis.

Syaukani mengatakan, penerapan aplikasi tersebut akan membuat proses surat menyurat di lingkungan Pemprov Banten lebih efektif dan efisien. Rencananya, Simaya akan efektif diimplementasikan 1 Oktober 2019.

Ia menuturkan, penerapan Simaya tersebut mengacu pada Surat Edaran Menpan No 5 Tahun 2013
tentang penggunaan aplikasi tata naskah elektronik pada instansi pemerintah dan Perpres 95 No 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik.

“Simaya itu sebetulnya sudah ada sejak tahun 2018. Sekarang kami lakukan percepatan implementasi. Kami sudah roadshow ke 21 OPD di pemprov bekerja sama dengan Diskominfo untuk pendampingan,” kata dia.

Penerapan Simaya dilakukan secara bertahap. Untuk saat ini pihaknya fokus pada disposisi surat masuk.

“Sementara kami fokus pada disposisi surat masuk dulu. Nanti ke depan jangka panjangnya surat keluar juga sudah pakai aplikasi itu,” kata dia.

Nantinya, seluruh pejabat akan memiliki tanda tangan digital yang tersertifikasi oleh Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).

“Nanti bahkan sampai staf, karena kan nanti ada paraf-paraf. Tapi bertahap, sementara prioritas untuk bidang perizinan,” kata dia.

Pergub Tata Naskah Dinas Elektronik. sedang disusun oleh Biro Organisasi dan Hukum.

“Tanda tangan hanya satu lembar. karena sudah disertifikasi. ada barcode. Setiap surat barcodenya berbeda, setiap surat yang sudah disetujui tidak bisa dipalsukan, ” kata Syaukani.

Selain implementasi Simaya, pihaknya dalam waktu yang sama akan memanfaatkan aplikasi sistem pemeliharaan kendaraan dinas (Sikendis). Sehingga melalui aplikasi tersebut untuk pemeliharaan kendaraan dinas di Biro Umum tidak lagi melalui surat-menyurat manual tetapi melalui sistem elektronik.

“Jadi nanti dari biro-biro atau dinas tidak usah lagi datang ke Biro Umum bolak-balik ngantar surat kirim surat dan lain sebagainya. Cukup melalui pengurus barang saja mengirim pengajuan pembelian kendaraan diverifikasi oleh biro umum apabila memenuhi syarat kita balas nanti tinggal diprint,” kata dia.

Melalui sistem tersebut, lebih efisien dan efektif dan mempercepat pelayanan juga verifikasinya lebih cepat.

“Karena di sistem itu sudah terlihat kapan bayar pajak kendaraan, kapan harus servis. Kemudian juga apabila sudah melebihi pagu anggaran, sudah tidak bisa lagi untuk mengajukan kendaraan dinas,” kata Ahmad Syaukani.

Menurutnya, dua aplikasi yang akan diimplementasikan di Pemprov Banten tersebut, merupakan bagian dari inovasi yang dilakukannya, berkaitan dengan proyek perubahan pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Nasional (PKN) II yang sedang dilaksanakan di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Banten Tahun 2019.(Ant)